Les archives sont par métonymie l’endroit où sont conservés des documents permettant de disposer des informations, des supports historiques, mais désignent surtout l’ensemble de ces documents.
Quels supports pour les archives ?
Les documents archivés peuvent être constitués de divers supports :
‒ les archives textuelles, qui sont les plus courantes, souvent en support papier, mais pour les plus anciens, des supports peuvent être des parchemins, des tablettes d’argile ou des papiers de bambou ;
‒ les archives iconographiques, qui sont des images fixes, comme des photos et dessins, tableaux ou des gravures ;
‒ les archives cartographiques ou architecturales ;
‒ les archives d’images animés, sonores et audiovisuelles ;
‒ les archives numériques : CD (Compact Disc), DVD (Digital Versatile Disc), disques durs, serveurs…
La conservation des archives
Quelle que soit la structure, la conservation des archives est une obligation légale. Leur stockage est très réglementé en France. Pour les documents administratifs, c’est la loi qui impose la durée de conservation selon les types. À titre d’exemple, certains documents comme le registre d’état civil et les permis de construire sont à conserver définitivement. Par contre, les archives d’entreprises ou de services publics ont des durées de conservation qui varient d’un document à un autre, pendant une période qui peut aller jusqu’à 30 ans. Quant aux documents comme la fiche de paie et le dossier de création d’entreprise, ils sont à conserver pour une durée indéterminée.
Au-delà de la date légale de conservation, il faut procéder à leur destruction. Leur classement requiert de la méthode et de la rigueur.
Détruire des archives
Il existe une norme européenne standard, la EN 15713, qui donne des recommandations pour la gestion de destruction sécurisée des documents confidentiels. Cette norme est complétée par la norme allemande DIN 66399, qui donne davantage de détails sur la classification du destructeur de documents selon deux critères :
‒ le type de support : « P » pour le support papier, « H » pour les disques durs, « E » pour les clés USB, « T » pour les disquettes (de moins en moins courantes de nos jours), « O » pour les CDs et DVDs, et « F » pour les microfilms ;
‒ les niveaux de sécurité : de 1 à 3 pour un niveau de sécurité normal (données internes), 4 et 5 pour les données confidentielles, et 6 et 7 pour une protection maximale (données strictement confidentielles).
Le processus de destruction
Concernant les documents confidentiels, la loi, conformément au Règlement Général de la Protection des Données (RGPD), impose que l’opération soit faite par des professionnels, les seuls prestataires qui peuvent assurer une destruction sécurisée.
La destruction de documents doit être conforme à un processus bien déterminé :
‒ établissement d’un bordereau d’élimination (la liste des documents à éliminer), qui engage l’entreprise de destruction, cette pièce décharge le demandeur (service des archives) de toute responsabilité concernant la conservation des documents. Le bordereau d’élimination est à conserver définitivement,
‒ un certificat de destruction est établi à la fin du processus par l’agent de destruction, mentionnant la date d’intervention, le type d’archive détruite et sa quantité, le nom de l’entreprise demandeur de service et celui de l’entreprise qui intervient.
Pour bien assurer la confidentialité, les entreprises de destruction proposent généralement de faire l’opération sur le site du client à l’aide d’un camion-broyeur sécurisé. Les résidus seront rapidement stockés dans des conteneurs sécurisés pour être détruits définitivement.
Les résidus recyclables sont confiés à des entreprises de recyclage. Le décret n° 94-609 du 13 juillet 1994 porte application de la loi 5-663 du 15 juillet 1975 sur la revalorisation des déchets, un bon geste pour la protection de l’environnement.
