Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, a des données sensibles à gérer et à protéger. Mais, lorsque vient la fin du temps légal de conservation de ces archives, c’est là qu’on se demande comment faire pour s’en débarrasser. Hors de question de les jeter à la poubelle ! Le meilleur moyen de les détruire, sans risquer la fuite des données confidentielles, est de faire appel à un expert en la matière. Dans cet article, on va vous expliquer l’intérêt d’externaliser la destruction d’archives plutôt que de la confier aux employés internes.
Le point sur la loi du RGPD
Le saviez-vous ? En France, la loi oblige les entreprises à détruire tout document contenant des informations confidentielles afin d’en empêcher la reproduction et la diffusion illégale.
En vigueur depuis 2018 dans l’Union européenne, la loi du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a renforcé cette obligation : « Toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable » est protégée par le RGPD. D’après toujours le texte, ces données précieuses doivent être « conservées sous un format permettant l’identification des personnes concernées pendant une période n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». La destruction sécurisée de ces archives devient dès lors une obligation. Ici, c’est la responsabilité de l’entité détentrice d’archives qui est engagée. D’où l’intérêt d’engager un expert en la matière pour effectuer le désarchivage en bonne et due forme.
Externaliser la destruction d’archives pour gagner en temps et en productivité
Vous pensez à confier la mission de désarchivage à vos employés ? Sachez que la collecte et la destruction d’archives, qu’elles soient en version papier ou électronique, sont des tâches complexes qui prennent du temps. Ce sera une lourde responsabilité pour vos employés. Bourrage, lenteur de machine, une tonne de tâches qui attend…. Autant de bonnes raisons qui amènent progressivement les entreprises à ne plus réaliser systématiquement le broyage de leurs archives. Déléguer la tâche à un prestataire externe qualifié est une meilleure solution pour gagner du temps. Le prestataire se chargera de la collecte de vos documents, de leur mise en sûreté avant de les détruire selon la réglementation en vigueur. Votre personnel pourra ainsi se concentrer sur les activités de votre entreprise. Vous gagnerez donc en productivité. Par ailleurs, un professionnel saura vous conseiller et vous suggérer, en fonction de la taille de votre organisation, la solution de destruction la plus sûre.
Engager un destructeur d’archives externe pour plus de sécurité
La destruction des archives est une opération importante et délicate pour la sécurité de l’entreprise. En effet, le risque de fuite de données confidentielles, qui peut porter atteinte à l’image de votre entité, est bel et bien réel. Donc, aucune de vos données sensibles ne doit terminer entre de mauvaises mains. À noter que vous n’avez pas le droit de vous débarrasser vous-même de vos propres données. Vous êtes soumis à la réglementation qui impose la traçabilité. En effet, dans le cadre d’une destruction d’archives, il faut pouvoir prouver que l’opération a bien eu lieu. Pourquoi ? En cas de litige, tout tiers exerçant ses droits de modification pourra exiger des preuves. Vous pourrez également avoir besoin d’un certificat de destruction en cas de contrôle par votre organisme de tutelle. Il faut noter que seuls les prestataires agréés comme ALLO DÉBARRAS à Paris qui peuvent vous remettre cette preuve. En engageant un destructeur d’archives externe, vous obtiendrez un certificat de destruction attestant que les archives visées ont bien fini en confettis, sans ré-exploitation possible, avant d’être recyclés.
Nous arrivons à la fin de cet article. Nous espérons que vous comprenez maintenant l’intérêt de confier la destruction de vos archives à un prestataire externe.
